3.1 Assemblées générales annuelles
L'assemblée générale annuelle des membres de l'Association est tenue
dans les quatre (4) mois qui suivent la fin de chacun des exercices
financiers de l'Association Les administrateurs déterminent le lieu,
la date et l'heure de toute assemblée générale annuelle.
Lors de ces assemblées, les membres se réunissent aux fins de recevoir
et de prendre connaissance des états financiers de l'Association
et du rapport du vérificateur, de nommer et d'élire les administrateurs,
de nommer un (1) ou plusieurs vérificateurs ou d'adopter une résolution
décidant de ne pas en nommer et de prendre connaissance et de décider
de toute autre affaire dont l'assemblée générale annuelle peut être
également saisie. Les assemblées générales annuelles peuvent être
convoquées par le président ou par tout administrateur de l'Association
au moyen d'un avis de convocation transmis au moins trente (30) jours
juridiques francs précédant telle assemblée.
3.2 Assemblées générales spéciales
Les assemblées générales spéciales des membres peuvent en tout temps
être convoquées par le président ou par deux (2) administrateurs,
au moyen d'un avis de convocation envoyé au moins trente (30) jours
juridiques francs précédant telle assemblée. Une assemblée générale
spéciale des membres peut également être convoquée par tout moyen au
moins deux (2) jours avant l'assemblée si, de l'avis des administrateurs,
il est urgent qu'une assemblée soit tenue.
3.3 Convocation par les membres
Une assemblée générale spéciale des membres doit être convoquée à
la demande des membres détenant, à la date du dépôt de la demande,
au moins un dixième (1/10) des voix à une assemblée générale. Cette
demande doit indiquer en termes généraux l'objet de la discussion
de l'assemblée requise, être signée par les demandeurs et être déposée
au siège social de l'Association. Sur réception d'une telle demande,
il incombe au président ou au secrétaire de convoquer l'assemblée
conformément aux règlements de l'Association. En cas de défaut de
ce faire, tout administrateur peut convoquer une telle assemblée.
Finalement, si l'assemblée n'est pas convoquée dans les vingt et
un (21) jours de la date à laquelle la demande de convocation a été
déposée au siège social de l'Association, un (1) ou plusieurs membres,
signataires de la demande ou non, détenant au moins un dixième (1/10)
des voix à une assemblée générale, peuvent eux-mêmes convoquer cette
assemblée générale spéciale.
3.4 Contenu de l'avis
Tout avis de convocation d'une assemblée des membres doit mentionner
le lieu, la date et l'heure de l'assemblée. L'avis de convocation
d'une assemblée générale annuelle ne doit pas obligatoirement préciser
les buts de l'assemblée à moins que l'assemblée n'ait été convoquée
pour adopter ou pour ratifier un règlement ou pour décider de toute
autre affaire devant normalement être soumise à une assemblée générale
spéciale des membres. L'avis de convocation à une assemblée générale
spéciale doit mentionner, en termes généraux, toute affaire portée
à l'ordre du jour et devant être réglée à cette assemblée.
3.5 Quorum
Les membres présents à l'assemblée ayant droit de vote constituent
le quorum pour cette assemblée. Lorsque le quorum est atteint à l'ouverture
d'une assemblée des membres, les membres présents peuvent délibérer,
nonobstant le fait que le quorum ne soit pas maintenu pendant tout
le cours de cette assemblée.
3.6 Résolutions tenant lieu d'assemblée
Les résolutions écrites, signées de tous les membres habiles à voter
sur ces dernières lors d'une assemblée des membres, ont la même valeur
que si elles avaient été adoptées au cours d'une assemblée. Une copie
de ces résolutions, une fois adoptées, doit être conservée avec les
procès-verbaux des assemblées des membres.
3.7 Vote
Sous réserve de l'acte constitutif et des règlements de l'Association,
chaque membre ayant droit de vote a droit à une (1) seule voix aux
assemblées des membres et sauf si autrement prévu au présent règlement,
chaque décision de l'assemblée doit être prise à la majorité simple
des votes exprimés. Ce droit est reconnu aux membres ayant droit
de vote dont le nom figure au registre des membres à la date de l'avis
de convocation. Un membre ne peut se faire représenter par personne
d'autre à une assemblée des membres sauf s'il s'agit d'un membre
autre qu'une personne physique.
Toute question soumise à une assemblée des membres doit être décidée
par vote à main levée, à moins qu'un vote au scrutin ne soit demandé
ou que le président de l'assemblée ne prescrive une autre procédure
de vote. Le président de l'assemblée a un vote prépondérant en cas
d'égalité des voix s'il possède droit de vote par ailleurs. À toute
assemblée, la déclaration de la part du président de l'assemblée à
l'effet qu'une résolution a été adoptée ou rejetée à l'unanimité ou
par une majorité précise est une preuve concluante de ce fait sans
qu'il soit nécessaire de prouver le nombre ou le pourcentage des voix
inscrites en faveur ou contre la proposition.
Le vote lors d'une assemblée des membres est pris au scrutin lorsque
le président ou au moins dix pour cent (10%) des membres le demande.
Chaque membre remet au scrutateur de l'assemblée un bulletin de vote
sur lequel il a inscrit son nom et le sens dans lequel il exerce sa
voix. Le vote au scrutin peut être demandé avant ou après tout vote
à main levée. Telle demande peut également être retirée avant qu'il
n'y soit donné suite. Un vote au scrutin a préséance sur un vote
à main levée.
3.8. Procédure
Le président de l'assemblée veille au bon déroulement de l'assemblée
et en général conduit les procédures sous tout rapport, s'il le juge
à propos le président peut décider d'appliquer les règles prévues
et de la procédure habituellement suivie lors d'assemblées délibérantes
dont celles établies par le Code Morin.
Le recours au masculin pour désigner des personnes
a comme seul but d'alléger le texte et fait référence aux personnes des
deux sexes.