4.1 Organe de représentation
L'Association agit par ses organes de représentation : le conseil
d'administration, le comité exécutif, les officiers, l'assemblée
des membres et ses autres représentants. Ces organes représentent
l'Association dans la mesure des pouvoirs que leur confèrent la Loi,
ses règlements d'application, l'acte constitutif ou les présents
règlements.
4.2 Nombre et qualification
L'Association est administrée par un conseil d'administration composé
de huit (8) administrateurs. Les administrateurs sont nommés ou élus
conformément aux dispositions des présentes.
Seuls peuvent être administrateurs de l'Association, les membres
qui en ont le privilège conformément au présents règlements.
4.3 Administrateurs provisoires
Les personnes ayant requis la constitution de l'Association en deviennent
les premiers administrateurs et demeurent en fonction jusqu'à ce que
leurs successeurs ou leurs remplaçants soient nommés ou élus. Toutefois,
les premiers administrateurs dont le mandat se termine peuvent être
réélus dans la mesure où ils conservent les compétences requises pour
être nommés administrateurs.
4.4 Administrateurs élus par les membres réguliers
Les membres réguliers et retraités ont le droit exclusif de faire
élire sept (7) représentants au sein du conseil d'administration dont
le président et six (6) administrateurs. Un 8e représentant au sein
du conseil d'administration est désigné par les organisations membres
affiliées, tel que prévu à l'article 4.5.
Sont admis à voter pour l'élection de ces administrateurs, ainsi que
pour l'élection du président, les membres réguliers et retraités.
Au plus tard le 20 août de chaque année, un comité de mise en candidature
est formé par le conseil d'administration dont les membres sont choisis
à même les administrateurs qui ne se présentent pas.
Tout membre régulier et retraité désirant poser sa candidature pour
le poste de président ou d'administrateur doit acheminer sa candidature
au secrétaire de l'Association au moyen du formulaire de mise en nomination
établi de temps à autre par résolution du conseil d'administration et
dûment contresigné par deux (2) membres réguliers ou retraités en
règle de l'Association.
Le conseil d'administration fixe par résolution les dates de fermeture
des mises en candidature et de fermeture du scrutin.
Aucune candidature aux postes de président et d'administrateurs ne
pourra être valablement soumise après la date de fermeture des
candidatures.
Lorsque le nombre de candidats aux postes de président et d'administrateurs
dont les mises en nomination ont été reçues par le comité de mise en
candidature à la date de fermeture des candidatures n'excède pas celui
des postes à combler, les candidats à ces postes sont considérés
comme élus par acclamation.
Lorsque le nombre de candidats aux postes de président et d'administrateurs
dont les mises en candidature ont été reçues par le comité de mise
en candidature à la date de fermeture des candidatures excède celui
des postes à combler, il y a élection selon le mode défini ci-après.
Le vote s'effectue par courrier, chaque membre régulier et retraité
désirant voter retournant au comité de mise en candidature, son bulletin
de vote où il indique à l'endroit prévu à cette fin le candidat qu'il
favorise, au plus tard à la date de la fermeture du scrutin, et dont
les membres réguliers et retraités auront été avisés au plus tard
trente (30) jours après la date de fermeture des mises en candidature.
Les bulletins de vote non conforme ou reçus après la date de fermeture
du scrutin ne seront pas valides.
Le comité de mise en candidature dépouille le scrutin et en communique
le résultat aux membres lors de l'assemblée générale annuelle. Les
candidats déclarés élus sont ceux qui ont recueilli le plus de
votes.
4.5 Administrateurs désignés par les organisations membres affiliées
Les organisations membres affiliées ont le droit de participer à la
désignation de un (1) représentant au conseil d'administration.
à€ cette fin, chaque organisation affiliée a droit à autant de votes
qu'elle représente de membres réguliers ou retraités de l'Association.
Le nombre de votes d'une organisation membre affiliée lui sera confirmé
par le secrétaire de l'Association, au moins 30 jours avant l'assemblée
générale, à partir de la liste des membres de l'Association, en date
de la fermeture des mises en candidature pour les postes réservés
aux membres réguliers et retraités.
Chaque organisation membre affiliée a le droit de proposer un (1)
seul représentant pour être choisi comme membre au sein du conseil
d'administration. Lorsque le nombre de représentants proposés par
ces organisations membres est supérieur au nombre de postes disponibles,
l'élection des représentants s'effectue par le vote exprimé par la
majorité simple d'entre eux et transmis au secrétaire de l'Association
avant le début de l'assemblée générale des membres.
Le comité de mise en candidature supervise le déroulement de la désignation
des administrateurs par les organisations membres organisationnels
affiliées, selon la procédure établie de temps à autre par le conseil
d'administration à cette fin.
4.6 Administrateur élu
Le nombre d'administrateurs à élire collectivement lors de l'assemblée
générale annuelle des membres correspond à la différence entre d'une
part, le nombre d'administrateurs prévu à l'article 4.2 du présent
règlement et, d'autre part, le total formé par le nombre d'administrateurs
qui ont été élus par les membres réguliers et l'administrateur désigné
par les organisations membres affiliées.
Dans le cas du poste laissé vacant par les organisations membres
affiliées, l'administrateur à élire collectivement est élu parmi
les personnes dont le nom est inscrit sur la liste de candidats
soumise à l'assemblée générale des membres par le comité de mise
en candidature. Cette liste est composée des personnes qui, membres
réguliers ou retraités de l'Association, sont par ailleurs désignées
par les représentants d'organisations membres associées. Chaque organisations
membre associée a alors le droit de proposer un (1) seul représentant
pour être choisi comme membre au sein du conseil d'administration.
Dans le cas où le nombre de ces administrateurs à élire est identique
au nombre de candidats proposés par le comité de mise en candidature,
l'élection des candidats a lieu par acclamation. Dans le cas où il
y a plus de candidats que d'administrateurs à élire, l'élection se
fait suivant la procédure suivante :
l'assemblée nomme ou élit un président d'élection et deux
scrutateurs qui peuvent mais ne doivent pas nécessairement être
des membres de l'Association ;
l'élection s'effectue par voie de scrutin secret, à l'aide
d'un bulletin où chaque membre inscrit le nom des candidats
qu'il choisit, à même la liste des candidats, pour combler
chaque poste d'administrateur à élire collectivement. Les
candidats déclarés élus sont ceux qui ont recueilli le plus
de votes.
Dans le cas de postes laissés vacants suite au scrutin postal effectué
auprès des membres réguliers et retraités, ou de postes toujours vacants
suite à la procédure d'élection précédente auprès des membres organisationnels
associés, les administrateurs à élire collectivement sont élus parmi
les personnes dont le nom est inscrit sur la liste de candidats soumise
à l'assemblée générale des membres par le comité de mise en candidature.
Cette liste est composé des personnes qui, membres réguliers ou retraités,
ont manifesté leur intérêt à être administrateurs avant ou lors de
l'assemblée générale.
Dans le cas où le nombre des administrateurs à élire est identique
au nombre de candidats proposés par le comité de mise en candidature,
l'élection des candidats a lieu par acclamation. Dans le cas où il
y a plus de candidats que d'administrateurs à élire, l'élection se
fait suivant la procédure suivante :
l'assemblée nomme ou élit un président d'élection et deux
scrutateurs qui peuvent mais ne doivent pas nécessairement être
des membres de l'Association;
l'élection s'effectue par voie de scrutin secret, à l'aide
d'un bulletin où chaque membre inscrit le nom des candidats qu'il
choisit, à même la liste des candidats, pour combler chaque poste
d'administrateur à élire collectivement. Les candidats déclarés
élus sont ceux qui ont recueilli le plus de votes.
4.7 Acceptation du mandat
Un administrateur peut accepter son mandat de façon expresse en signant
un formulaire d'acceptation de mandat à cet effet. Par ailleurs, son
acceptation peut être tacite et, alors, elle s'induit des actes et
même du silence de l'administrateur.
4.8 Durée du mandat
Chaque administrateur demeure en fonction pour une période de deux
(2) ans ou jusqu'à ce que son successeur ou son remplaçant soit nommé
ou élu, à moins que le mandat de l'administrateur ne prenne fin avant
terme.
Cependant, et ce afin de permettre l'alternance des postes, au moment
de l'expiration du premier mandat des premiers administrateurs permanents,
un tirage au sort parmi les administrateurs élus par les membres réguliers
et retraités détermine celui qui, avec le président, aura un mandat
de 2 ans. Les deux autres auront un mandat d'un an.
De même, un tirage au sort détermine, parmi les candidats occupant
les postes réservés aux membres organisationnels, deux administrateurs
qui auront un mandat d'un an et deux autres administrateurs qui auront
un mandat de deux ans.
Lorsqu'un administrateur est nommé ou élu pour combler un poste au conseil
d'administration suite à une démission ou à une vacance, la durée du
mandat de ce nouvel administrateur est identique à la durée non écoulée
du mandat de l'administrateur sortant.
Lorsqu'un membre organisationnel qui a désigné un administrateur au
Conseil d'administration se désaffilie de l'Association, l'administrateur
désigné doit automatiquement démissionner.
L'administrateur dont le mandat se termine peut se représenter.
4.9 Rémunération et dépenses
Un administrateur a le droit d'être remboursé de tous les frais encourus
dans l'exécution de son mandat sauf ceux résultant de sa faute. Les
administrateurs peuvent recevoir une rémunération ou un jeton de présence
pour leurs services tel que déterminé de temps à autre par l'Assemblée
générale. Une telle rémunération peut être également déterminée par
le conseil d'administration lors de circonstances exceptionnelles et
le total de telles rémunérations ne peut en aucun cas dépasser 5 %
des revenus de l'Association à moins d'avoir été approuvé au préalable
par une résolution des membres adoptée en assemblée générale annuelle
ou en assemblée générale spéciale.
4.10 Conflit d'intérêts et de devoirs
Tout administrateur ne peut confondre les biens de l'Association
avec les siens. Il ne peut utiliser, à son profit ou au profit d'un
tiers, ni les biens de l'Association, ni l'information qu'il obtient
en raison de ses fonctions, à moins qu'il ne soit autorisé à le faire
par les membres de l'Association. Tout administrateur doit éviter
de se placer dans une situation de conflit d'intérêts entre son intérêt
personnel et son obligation d'administrateur. Sous réserve de ce qui
précède, les administrateurs peuvent aussi faire partie des conseils
d'administration de d'autres corporations.
4.11 Résignation
Un administrateur peut résigner ses fonctions en faisant parvenir
au siège social de l'Association, par messager ou par courrier
recommandé ou certifié, une lettre de résignation. La résignation
prend effet à compter de la date de la réception par l'Association
de la lettre de résignation ou à la date indiquée dans la lettre de
résignation si celle-ci est postérieure.
4.12 Destitution
À moins de disposition contraire de l'acte constitutif, tout administrateur
peut être destitué de ses fonctions avant terme par les membres ayant
le droit de le nommer ou de l'élire.
4.13 Destitution pour absences au conseil d'administration
Les membres peuvent, sur résolution adoptée à la majorité simple lors
d'une assemblée générale des membres convoquée à cette fin, destituer
de ses fonctions un administrateur qui est absent sans motifs sérieux
pour au moins trois (3) réunions consécutives dûment convoquées.
4.14 Fin du mandat
Le mandat d'un administrateur de l'Association prend fin lors de son
décès, de sa résignation, de sa destitution ou automatiquement s'il
perd les compétences requises pour être administrateur, à l'expiration
de son mandat, mais sous réserve du paragraphe 4.7 ci-devant, par
l'ouverture d'un régime de protection à son égard ou par l'une des
causes d'extinction communes aux obligations prévues à la Loi. Le
mandat d'un administrateur prend également fin lors de la faillite
de l'Association.
4.15 Remplacement
Sous réserve de la Loi, du droit exclusif de certains membres de
nommer un ou plusieurs administrateurs et sauf disposition contraire
de l'acte constitutif, les administrateurs peuvent, s'il y a quorum,
combler les vacances survenues au sein du conseil d'administration.
Si la vacance ne peut être ainsi comblée par les administrateurs, ces
derniers peuvent convoquer, dans les trente (30) jours, une assemblée
générale spéciale des membres aux fins de combler cette vacance. Les
vacances au sein du conseil d'administration sont alors comblées par
résolution des membres.
Le recours au masculin pour désigner des personnes
a comme seul but d'alléger le texte et fait référence aux personnes des
deux sexes.